3.組織、責任体制、経営資源、規程類および文書化

3.7　文書化と文書管理

HSSEーＭＳあるいはHSSE Ｃａｓｅについては誰にでも理解できるように、分かりやすく文書化することが重要である。これにより、社内監査及び外部 (例えば、官公庁や外部団体）の要求に対し、社内の統一した見解として情報提供が容易となる。
作成された文書を管理保管する場合、次の事項に注意を払う。

• 文書には関連する会社/部署/作業者が明確に記載されている。
• 文書には改定日の日付が全て記載されている。
• 文書には文書管理者が明確になるように、管理番号が記載されている。
• 文書には定期的に見直しが行われたことが証明されている。
• 最新版だけを保管し、改定箇所の古い版は全て廃棄されている。